Posts Tagged 'communicatie'

Checklist: 5 vragen voor een betere briefing

Doet u een beroep op een externe communicatiepartner? Bereid dan een degelijke briefing voor. “Wat? Wie? Waar? Waarom? Wanneer?”: de 5 W’s vormen een handige kapstok om uw mondelinge of schriftelijke briefing aan op te hangen. Maar mag het iets meer zijn?

 

 

 

 

  1. Waar is het u om te doen?
    Wat is uw doelstelling? Wat wilt u bereiken? Ook als u uw ambities moeilijk SMART kunt formuleren, loont het de moeite om uw doel zo goed mogelijk te omschrijven. Beperk u daarbij niet tot uw communicatiedoelstellingen, maar schets ook de bredere context van uw achterliggende businessdoelstellingen. Stel: u wilt een nieuwsbrief lanceren. Waarvoor moet die dan dienen? Om de klantenbinding te vergroten? Crosselling te bevorderen? Of uw positie als erkende specialist te verstevigen?
  2. Wie wilt u bereiken?
    “Wie zijn ze? Wat drijft hen?” Vergeet Jambers even, maar denk toch twee keer na over de omschrijving van uw doelgroep. Durf ook verder de kijken dan klassieke criteria als geslacht, leeftijd, beroepscategorie enz. Terug naar uw nieuwsbrief. Voor wie is die bestemd? Bestaande klanten of prospects? Wat is hun voorkennis? Wat houdt hen bezig? Welke info krijgen ze al van uw concurrenten? Zijn ze vertrouwd met elektronische nieuwsbrieven?  
  3. Waarom zou men u moeten geloven?
    Wat is uw boodschap en met welke argumenten gaat u die onderbouwen? “We zijn de specialist bij uitstek.” Is dat niet het olympische minimum? Stel uzelf liever de vraag: “Waarom zouden onze lezers ons moeten geloven?” Omdat u elk kwartaal een onderzoek voert naar nieuwe trends? Omdat uw bedrijf het voortouw neemt in de ontwikkeling van nieuwe oplossingen? Omdat u een award hebt gewonnen voor meest klantvriendelijke bedrijf? Maak uw verhaal concreet en relevant.
  4. Wat komt voor en na?
    Schets ‘the bigger plan’. Een nieuwsbrief zegt u? Oké. Is dat het enige nieuws dat klanten regelmatig van u ontvangen?  Of nodigt u hen soms ook uit op seminaries of workshops? En hebt u een PR-plan? Met welk nieuws haalt u de pers? En doet u daar dan ook iets mee voor uw klanten en prospects? Hoe past uw project in uw overkoepelende communicatieplan? En wat is de wisselwerking met andere tools en acties?
  5. Wat is het DNA van uw bedrijf?
    En last but not least, wat voor persoonlijkheid heeft uw bedrijf? Wat zijn uw merkwaarden? Bent u een autoriteit of een challenger? Bent u ernstig of gemoedelijk? En is uw communicatiestijl dan eerder zakelijk of luchtig? Wetenschappelijk of vulgariserend? Professioneel of gemoedelijk?

Spiegeltje spiegeltje aan de wand

Een van mijn klanten maakt zich op voor de lancering van een nieuw imago. De primeur? Die is natuurlijk voor de eigen medewerkers. Maar hoe maak je hen nieuwsgierig naar zo’n total makeover? Met een saaie voordracht van de directie? Een lange verklarende e-mail die geen kat leest? Een PowerPoint vol ronkende marketingtermen?

“Niks van!”, riepen Mrs Fly en ik uit. En we bedachten een reeks stickers om aan te brengen op de spiegels van de bedrijfstoiletten. Volgende week zitten we met onze klant rond de tafel. En er staat gegarandeerd een plaspauze op de agenda.

Schrijf wijzer… met een schrijfwijzer

Uw huisstijl is meer dan uw logo. Wat u zegt, en vooral hoe u het zegt, is minstens even bepalend voor de uitstraling van uw bedrijf. Spreekt u uw klanten in uw mailings aan met ‘u’ of ‘je’? Kort u de namen van uw afdelingen af in offertes? Gebruikt u Engelse termen in uw brochures?

Stroomlijn het taalgebruik in uw organisatie met een eigen schrijfwijzer. Goed voor de uniformiteit, de duidelijkheid, de klantvriendelijkheid én de herkenbaarheid van uw communicatie. En vooral handig voor de nieuwkomers!

Hoe stelt u een eigen schrijfwijzer samen in 6 stappen?

1. Toon
Bepaal uw ‘tone-of-voice’. Hoe wilt u overkomen bij uw lezer? Zakelijk? Warm? Jong? Deskundig?

2. Stijl
Geef aan hoe uw medewerkers moeten schrijven. Bijvoorbeeld: actief, positief, menselijk, klantgericht, bondig. Illustreer met levensechte voorbeelden uit uw eigen organisatie en hak knopen door. Is het u of jij? ‘Geachte’ of ‘Dag’?Welke buzzwoorden vervangt u door welke Nederlandse alternatieven? Gebruikt u Engelse functiebenamingen of kiest u consequent voor de Nederlandse versie? Gelden dezelfde regels voor intern en extern gebruik?

3. Taal
Welke buzzwoorden vervangt u door welke Nederlandse alternatieven? Gebruikt u Engelse functiebenamingen of kiest u consequent voor de Nederlandse versie? Gelden dezelfde regels voor intern en extern gebruik?

4. Spelling
Leg de schrijfwijze voor specifieke organisatieonderdelen, productnamen en vaktermen eenduidig vast. Wat moet altijd voluit? Welke afkortingen zijn toegestaan? Schrijft u telefoonnummers met of zonder landscode?

5. Vormgeving
Maak afspraken over tekstopmaak om uniform en helder te communiceren. Welke bullets gebruikt u? Werkt u met tussentitels? Welke lettertypes en kleuren zijn absoluut verboden? Kunnen cliparts in een klantenrapport?

6. Specifieke genres
Geef specifieke aanwijzingen voor de verschillende genres en tools. Bijvoorbeeld: brieven, e-mails, verkoopbrochures, webpagina’s, …

Tip: huur een ervaren tekstschrijver in om uw schrijfwijzer samen te stellen.


Dit is de blog van de communicatiemadam. Een straffe freelancer uit Gent die kleine en grote bedrijven helpt om slimmer te communiceren. Met tijdelijke ondersteuning, advies, copywriting en training.

Laat uw e-mailadres achter en blijf op de hoogte van de nieuwste blogartikels van de communicatiemadam.

Doe mee met 14 andere volgers