Uw huisstijl is meer dan uw logo. Wat u zegt, en vooral hoe u het zegt, is minstens even bepalend voor de uitstraling van uw bedrijf. Spreekt u uw klanten in uw mailings aan met ‘u’ of ‘je’? Kort u de namen van uw afdelingen af in offertes? Gebruikt u Engelse termen in uw brochures?
Stroomlijn het taalgebruik in uw organisatie met een eigen schrijfwijzer. Goed voor de uniformiteit, de duidelijkheid, de klantvriendelijkheid én de herkenbaarheid van uw communicatie. En vooral handig voor de nieuwkomers!
Hoe stelt u een eigen schrijfwijzer samen in 6 stappen?
1. Toon
Bepaal uw ‘tone-of-voice’. Hoe wilt u overkomen bij uw lezer? Zakelijk? Warm? Jong? Deskundig?
2. Stijl
Geef aan hoe uw medewerkers moeten schrijven. Bijvoorbeeld: actief, positief, menselijk, klantgericht, bondig. Illustreer met levensechte voorbeelden uit uw eigen organisatie en hak knopen door. Is het u of jij? ‘Geachte’ of ‘Dag’?Welke buzzwoorden vervangt u door welke Nederlandse alternatieven? Gebruikt u Engelse functiebenamingen of kiest u consequent voor de Nederlandse versie? Gelden dezelfde regels voor intern en extern gebruik?
3. Taal
Welke buzzwoorden vervangt u door welke Nederlandse alternatieven? Gebruikt u Engelse functiebenamingen of kiest u consequent voor de Nederlandse versie? Gelden dezelfde regels voor intern en extern gebruik?
4. Spelling
Leg de schrijfwijze voor specifieke organisatieonderdelen, productnamen en vaktermen eenduidig vast. Wat moet altijd voluit? Welke afkortingen zijn toegestaan? Schrijft u telefoonnummers met of zonder landscode?
5. Vormgeving
Maak afspraken over tekstopmaak om uniform en helder te communiceren. Welke bullets gebruikt u? Werkt u met tussentitels? Welke lettertypes en kleuren zijn absoluut verboden? Kunnen cliparts in een klantenrapport?
6. Specifieke genres
Geef specifieke aanwijzingen voor de verschillende genres en tools. Bijvoorbeeld: brieven, e-mails, verkoopbrochures, webpagina’s, …
Tip: huur een ervaren tekstschrijver in om uw schrijfwijzer samen te stellen.
De communicatiemadam blogt 